หน้าที่ชัดเจน
ทุกขั้นตอนมีบันทึก
ใครรับผิดชอบคำขอ? อนุมัติเอกสารรุ่นใด? ส่งมอบแล้วตรวจรับอย่างไร? คำถามเหล่านี้เป็นจุดตั้งต้นของขั้นตอนงานปฏิบัติการและเอกสารในกรณีศึกษานี้
SUNHEIR OS และศูนย์เอกสาร SUNHEIR เป็นคนละแอปพลิเคชัน ศูนย์เอกสารมีบัญชีและพื้นที่จัดเก็บของตนเอง และไม่ได้เชื่อมต่อกับ OS
SUNHEIR OS
จากคำขอจนถึงการตรวจรับ
พื้นที่ทำงานสำหรับโครงการ งาน และการอนุมัติ ศูนย์บริการกำหนดผู้รับผิดชอบ วันส่งมอบ และขั้นตอนตรวจรับที่ชัดเจนให้แต่ละคำขอ
ขั้นตอนการทำงาน
ยื่นคำขอ
ส่งความต้องการใช้บริการภายในขอบเขตธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
รับงานและดำเนินการ
ยืนยันผู้รับผิดชอบและวันส่งมอบ แล้วเริ่มทำงาน
ส่งมอบ
บันทึกรายละเอียดการส่งมอบและรุ่นไฟล์ที่เลือก
ตรวจรับหรือส่งกลับ
ผู้ขอหรือผู้ดูแลระบบบันทึกการตรวจรับ หรือส่งงานกลับพร้อมหมายเหตุ
หน้าที่รับผิดชอบ
- ผู้ปฏิบัติงานและผู้อนุมัติ
- ผู้รับผิดชอบดำเนินงาน ส่วนผู้อนุมัติที่กำหนดไว้พิจารณาในขั้นตอนอนุมัติปัจจุบัน
- สิทธิ์เข้าถึง
- บทบาทผู้ดูแลระบบ ผู้ปฏิบัติงาน ฝ่ายการเงิน และผู้ดูข้อมูล กำหนดร่วมกับสิทธิ์ตามธุรกิจและโมดูล
สิ่งที่เก็บไว้เป็นหลักฐาน
การอ้างอิงอย่างเป็นทางการยึดรุ่นไฟล์ที่อนุมัติไว้ การอัปโหลดใหม่ไม่แทนที่รุ่นเดิม การส่งต่องานหรือโครงการจะเปลี่ยนผู้รับผิดชอบเมื่อผู้รับที่ระบุยืนยันรับงานเท่านั้น หากข้อมูลเปลี่ยน ต้องเริ่มการส่งต่อใหม่
ศูนย์เอกสาร SUNHEIR
จากร่างที่แก้ไขได้สู่ต้นฉบับที่ออกแล้ว
พื้นที่ทำงานอิสระสำหรับร่างเอกสารจากแม่แบบ ตรวจทาน จัดการภาพตราประทับ ออกเอกสาร และตรวจสอบ ร่างที่แก้ไขได้กับ PDF ที่ออกแล้วมีหน้าที่ต่างกัน
ขั้นตอนการทำงาน
ร่าง
เลือกแม่แบบ แก้ไขและบันทึกฉบับแก้ไข ดูตัวอย่าง PDF หรือส่งออกร่าง Word
ตรวจทาน
ส่งฉบับที่บันทึกแล้วให้ตรวจทานตามลำดับหรือพร้อมกัน และส่งกลับเมื่อจำเป็นต้องแก้ไข
ออกเอกสาร
ผู้ดูแลระบบออกฉบับที่อนุมัติเป็น PDF พร้อมเลขเอกสารและคิวอาร์โค้ดตรวจสอบ
ตรวจสอบ
ดูสถานะปัจจุบันและเปรียบเทียบ PDF ที่ได้รับด้วยลายนิ้วมือ SHA-256 ซึ่งคำนวณในอุปกรณ์ของผู้ใช้
หน้าที่รับผิดชอบ
- ผู้สร้างและผู้ตรวจทาน
- ผู้สร้างเตรียมเอกสาร ผู้ตรวจทานที่ได้รับมอบหมายพิจารณาเอกสาร โดยสิทธิ์ของแผนกและเอกสารกำหนดว่าใครมองเห็นได้
- ผู้ดูแลระบบ
- จัดการแม่แบบและรุ่นตราประทับ และออกเอกสารที่อนุมัติแล้ว การอนุมัติโดยตรงเป็นอีกการดำเนินการหนึ่งที่ต้องระบุเหตุผลและเก็บประวัติ
สิ่งที่เก็บไว้เป็นหลักฐาน
การอนุมัติผูกกับฉบับแก้ไข แม่แบบ ทรัพยากรจัดหน้า และรุ่นตราประทับที่เลือก ต้นฉบับที่ออกแล้วถูกเก็บไว้ การเปลี่ยนแปลงต้องแก้ไขและออกใหม่ สถานะตรวจสอบแสดงการเพิกถอนหรือการแทนที่ด้วยฉบับใหม่
การควบคุมเนื้อหาเว็บไซต์
กำหนดขอบเขตข้อมูลสาธารณะให้ชัด
ขั้นตอนสร้างเว็บไซต์ SUNHEIR ที่แยกต่างหากเลือกเฉพาะฟิลด์สาธารณะจากต้นฉบับเนื้อหา หมายเหตุตรวจทานภายในไม่รวมอยู่ในชุดไฟล์ที่ส่งให้เบราว์เซอร์ รุ่นที่อนุญาตให้เครื่องมือค้นหาจัดทำดัชนีต้องผ่านการอนุมัติเนื้อหาและมีวันที่เผยแพร่ที่ถูกต้อง
นี่คือการควบคุมขั้นตอนสร้างเว็บไซต์ ไม่ใช่การเชื่อมต่อเพื่อเผยแพร่อัตโนมัติจากสองแอปพลิเคชัน ผู้เยี่ยมชมดูตัวอย่างอีเมลแล้วส่งคำถามผ่านแอปอีเมลของตนเองได้ โดยหน้าเว็บไม่อ้างว่าส่งข้อความแล้ว
ระบุขอบเขตที่สร้างไว้ให้ตรงตามจริง
- การพัฒนาและการเปิดใช้งาน
- ขอบเขตที่ตรวจ: ซอร์สโค้ด SUNHEIR OS 0.4.0 และเอกสารกับโค้ดศูนย์เอกสาร 2.6.0 การแก้ไขในเครื่องไม่ยืนยันว่าเปิดใช้งานจริงแล้ว หรือผ่านการตรวจรับกระบวนการหลายผู้ใช้ครบถ้วน
- การเชื่อมต่อ
- ศูนย์เอกสารยังเป็นระบบอิสระ กรณีศึกษานี้ไม่ยืนยันการเชื่อมต่อบริการภายนอกที่ใช้งานจริงหรือการชำระเงินอัตโนมัติ
- การตรวจสอบและหลักฐาน
- ลายนิ้วมือ PDF ใช้เปรียบเทียบไบต์ของไฟล์ดิจิทัล ไม่ยืนยันความแท้ของกระดาษและไม่ใช่ลายมือชื่อดิจิทัลที่มีใบรับรอง กรณีศึกษานี้ไม่อ้างตัวเลขประสิทธิภาพหรือการรับรองความปลอดภัยของระบบใช้งานจริง