責任明確，
每一步都有紀錄。
需求由誰處理？核准的是哪個版本？交付之後如何驗收？這個案例圍繞這些具體問題，展開營運與文件工作流程的設計。
SUNHEIR OS 與 SUNHEIR 文件中心是兩個獨立應用程式。文件中心使用獨立帳號與儲存空間，並未串接 OS。
SUNHEIR OS
從提出需求，到明確驗收。
處理專案、任務與審批的營運工作空間。服務台為每項需求明確指定經辦人、交付日期與驗收步驟。
工作流程
提出需求
在對應業務範圍內提交服務需求。
接單與處理
確認經辦人及交付日期，再開始處理。
提交交付
記錄交付說明與選定的文件版本。
驗收或退回
需求方或管理員填寫意見，確認驗收或退回修改。
責任分工
- 執行與審批
- 經辦人執行工作，指定審批人處理目前的審批階段。
- 存取範圍
- 管理員、業務成員、財務與唯讀角色，配合業務及模組權限決定可執行的操作。
保留下來的依據
正式依據固定引用已核准的文件版本，新上傳不會替換原引用。專案或任務交接須由指定接收人簽收，才變更負責人；事項內容發生變化時，須重新發起交接。
SUNHEIR 文件中心
從可編輯草稿，到簽發原件。
獨立完成範本起草、審批、章圖管理、簽發與核驗。可編輯草稿與已簽發 PDF 各有明確用途。
工作流程
起草
選擇範本，編輯並儲存修訂，預覽 PDF 或匯出 Word 草稿。
審批
將已儲存修訂交由循序或平行審批，需要修改時退回。
簽發
管理員將已核准修訂簽發為附文件編號與核驗 QR 碼的 PDF。
核驗
查看目前狀態，並透過瀏覽器本機計算的 SHA-256 指紋比對收到的 PDF。
責任分工
- 建立者與審核人
- 建立者準備文件，指定審核人處理審批；部門和文件權限共同控制可見範圍。
- 管理員
- 管理範本與章圖版本，並簽發已核准文件。直接核准是獨立操作，須說明原因並保留紀錄。
保留下來的依據
審批綁定修訂、範本、排版資源及選定章圖版本。已簽發原件保留，變更須重新修訂與簽發；撤銷或新版取代會反映在核驗狀態中。
網站編輯控管
明確界定可公開的內容。
獨立的 SUNHEIR 網站在建置時，從編輯來源內容中選出允許公開的欄位，內部審核備註不進入瀏覽器資源包。可被搜尋引擎收錄的建置須通過編輯核准與有效發布日期檢查。
這是網站建置控管，並未與上述應用程式建立自動發布連線。郵件預覽讓訪客透過自己的郵件應用程式傳送諮詢，不會把預覽說成已傳送。
已實現的範圍，清楚說明。
- 實作與上線
- 核對範圍為 SUNHEIR OS 0.4.0 原始碼，以及文件中心 2.6.0 文件與程式碼。本機修改不代表已經上線，也不代表已完成全部多人流程驗收。
- 系統連接
- 文件中心維持獨立。本案例不據此宣稱真實第三方整合已完成聯測，或具備自動付款能力。
- 核驗與證據
- PDF 指紋比較數位檔案位元組，不能認證紙張，也不提供以憑證為基礎的數位簽章。本案例不宣稱效率提升比例或正式環境安全認證。